Die Welt der chinesischen Unternehmensstempel

Wer in China Geschäfte machen will, wird schnell Bekanntschaft mit offiziellen Siegeln und Stempeln der Firmen machen. Diese Gerätschaften werden von der Verwaltung sowie dem Management von Unternehmen zur Beglaubigung und Autorisation von Dokumenten genutzt. Es gibt verschiede Stempel für verschiedene Zwecke. Je nach Umfang und Art der Geschäftstätigkeit kann die Anzahl der in einem Unternehmen genutzten Stempel variieren.

Hier eine kleine Übersicht über die gängigsten Stempelarten:

Unternehmensstempel

Der Unternehmensstempel enthält den Namen unter dem das Unternehmen registriert ist und muss durch das Amt für öffentliche Sicherheit genehmigt werden. Sobald ein ausländisch investiertes Unternehmen bei der Verwaltung für Industrie und Handel angemeldet ist, muss es einen solchen Stempel vorweisen können. Der Stempel wird beispielsweise für wichtige Dokumente, beim Abschluss von Verträgen und der Eröffnung von Konten genutzt. Der Stempel besitzt eine rechtliche Bindung, die einer Unterschrift in westlichen Ländern entspricht.

Finanzstempel

Dieser Stempel wird beispielsweise für das Ausstellen von Schecks oder das Tätigen anderer Finanzgeschäfte genutzt. Wenn ein Konto eröffnet wird, verlangen Banken einen solchen Stempel um zukünftige Transaktionen zuverlässig autorisieren zu können. Finanz- und Firmenstempel werden in vielen Unternehmen getrennt aufbewahrt.

Vertragsstempel

Dieser Stempel dient dem Abschluss von Arbeitsverträgen mit Angestellten. Zwar ist das Nutzen eines solchen Vertragsstempels nicht rechtlich vorgeschrieben, jedoch hat dieser für das Abschließen von Verträgen die gleiche Bedeutung, wie die Nutzung des Firmenstempels.

Zollstempel

Der Zollstempel wird für das Beglaubigen von Import- und Export-Anzeigen gegenüber dem Zoll genutzt.

Rechnungsstempel

Der Rechnungsstempel hat eine beglaubigende Funktion bei der Ausstellung von offiziellen Rechnungen. Er weist die zu entrichtenden Steuern aus.

Weitere Stempel

Gelegentlich fordern die chinesischen Behörden das Stempeln von Unterlagen mit dem Firmenstempel des ausländischen Mutterunternehmens. Das kann jedoch schwierig werden, da viele kleine Unternehmen nicht dazu verpflichtet sind diesen Stempel zu besitzen. Er ist dort auch kein Bestandteil des typischen administrativen Ablaufs. Um allerdings behördliche Anforderungen in China zu erfüllen, sollte er angeschafft werden. Man sollte dabei beachten, dass bei dieser Maßnahme von einer anerkannten Person aus dem Vorstand der Muttergesellschaft gegengezeichnet wird. Die chinesische Seite wird im Normalfall genaue Anforderungen stellen, wessen Unterschrift die Dokumente und Siegel begleiten soll. Da dies von der Art der auszufüllenden Dokumente abhängig ist, kann das von Mal zu Mal verschieden sein.

Für die Nutzung von Stempeln von US- oder EU-Unternehmen sollte vor Ort rechtlicher Rat beim Unternehmensjuristen eingeholt werden, damit Probleme in den betroffenen Gerichtsbarkeiten und Konflikte mit nationalen Richtlinien vermieden werden. Chinesen ist es bei der Nutzung verschiedener Stempel auf unterschiedlichen Dokumenten mitunter nicht klar, dass ausländisch investierte Unternehmen in ihrem Herkunftsland einen anderen behördlichen Umgang gewohnt sind.

Aufbewahrung der Stempel

Die verschiedenen Stempel eines Unternehmens werden nicht nur von einer einzigen Person genutzt. Die Stempel werden von unterschiedlichen Abteilungen genutzt. Der Finanzstempel beispielsweise wird hauptsächlich in der Buchhaltung verwendet, während der Vertragsstempel mehr in der Rechtsabteilung genutzt wird. Es gibt Fälle in denen es erforderlich ist, einen Stempel immer zusammen mit dem Unternehmensstempel anzuwenden. Gewöhnlich wird dem Stempel eine Unterschrift beigefügt, alleine werden sie in der Regel nicht verwendet. Die Kombination von Stempel und Unterschrift besitzt im Gegensatz zur westlichen Geschäftswelt, ein weiteres Sicherheitsmerkmal.

Auf Grund der Bedeutsamkeit der Stempel sollten sie sich ausschließlich im Besitz von vertrauenswürdigen Mitarbeitern befinden welche sie für ihre Arbeit benötigen. Sämtliche Stempel von einer Person verwalten zu lassen stellt ein Risiko dar, es sei denn es handelt sich um den Firmeninhaber. Achten Sie darauf, dass sämtliche Stempel immer sicher verwahrt werden. Ein Verlust könnte erhebliche Folgen mit sich bringen.

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